Quy trình làm việc được ví như ‘Xương sống” của một doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp hoạt động một cách trơn tru, nhất quán và hiệu quả công việc được tối ưu. Tuy nhiên không phải ai cũng xây dựng được Quy trình làm việc phù hợp với tình hình của doanh nghiệp. Trên thực tế nhiều doanh nghiệp đã đổ công sức, tiền bạc để xây dựng Quy trình làm việc nhưng vẫn phải gánh bộ máy tổ chức cồng kềnh, hiệu quả công việc không được đánh giá khách quan, tốn nhiều công sức giám sát nhân viên.
Vậy Quy trình làm việc là gì và làm thế nào để có một Quy trình làm việc hiệu quả cho doanh nghiệp của mình.
Quy trình làm việc là cách thức thực hiện công việc theo một trình tự có sẵn để đạt được một kết quả hoặc giá trị nhất định. Quy trình làm việc là linh động, có thể thay đổi để phù hợp với từng thời điểm để đạt được hiệu quả công việc tối ưu.
Tuân thủ quy trình làm việc giúp gia tăng liên kết giữa các thành viên, tăng khả năng làm việc nhóm, sự nhịp nhàng giữa các nhân viên, giữa các phòng ban, nâng cao hiểu quả công việc
Đối với từng cá nhân, Quy trình làm việc giúp xác định được các bước cần triển khai, các giai đoạn công việc, hạn chế những việc phát sinh ngoài ý muốn hoặc mang tính bất chợt.
Đối với doanh nghiệp, Có một quy trình làm việc hiệu quả sẽ giúp:
- Phân chia rõ ràng công việc cho các phòng ban, cá nhân cụ thể, mọi nhân viên đều nắm được công việc của mình, công việc được giải quyết nhanh chóng, hiệu quả
- Mọi khâu được phân định rõ ràng, cắt giảm các công việc thừa thãi, tối ưu hiệu suất
Đối với các CEO, giúp quản lý nhân viên một cách bài bản, tiện lợi. Kịp thời phát hiện các lỗi trong công việc, gỡ bỏ những sai sót và xác định được người chịu trách nhiệm khi có sự cố sảy ra
6 bước xây dung quy trình làm việc hiệu quả
Để có được quy trình làm việc tối ưu, cần giải quyết được các vấn đề sau:
- Mục tiêu cần đạt
- Các công việc cần thực hiện
- Thứ tự công việc ưu tiên
- Người phụ trách, thực hiện với từng giai đoạn
- Thời gian thực hiện
- Phương thức thực hiện
Bước 1: Xác định nhu cầu và mục đích của việc xây dựng quy trình làm việc
Doanh nghiệp cần xác định rõ quy trình làm việc được xây dựng cho ai (Cho toàn bộ doanh nghiệp, cho một phòng ban cụ thể hay một vị trí nhất định) Với mục đích là gì? Nhằm phục vụ cho nhu cầu của nhà quản lý hay của cá nhân khác, Ví dụ
- Quy trình tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới
- Quy trình khi đàm phán ký kết hợp đồng với các đối tác
Căn cứ vào đối tượng áp dụng và mục đích xây dựng quy trình, CEO có cơ sở hoạch định khoảng thời gian thực hiện, tần suất công việc, cụ thể hóa các bước tiến hành,…
Bước 2: Cụ thể hóa các bước thực hiện
Tùy thuộc vào đặc điểm, tính chất và yêu cầu của từng công việc mà mỗi quy trình làm việc sẽ có các bước tiến hành khác nhau. Tuy nhiên cần lưu ý quy trình làm việc cồng kềnh sẽ gây khó khăn trong triển khai công việc, khó kiểm soát; Nhưng một quy trình sơ sài, thiếu chặt chẽ sẽ tạo ra sai sót liên tục, công việc bị ứ đọng, đứt quãng.
Để xây dựng được một quy trình phù hợp, các CEO thường sử dụng công thức 5W – 1H – 5M, trong đó:
5W – 1H là:
- What: Nội dung công việc là gì
- why: Tại sao phải thực hiện công việc đó
- who: Ai là người thực hiện, ai là người giám sát công việc đó
- when: Khi nào cần thực hiện công việcWhere: Công việc đó được thực hiện ở đâu
- How: Thực hiện Công việc đó như thế nào
5M – xác định nguồn lực
- Man: Số lượng nhân sự cần có để thực hiện công việc
- Money: Kinh phí để thực hiện công việc, việc giải ngân được thực hiện như thế nào
- Machine: Phương tiện, công nghệ, máy móc cần thiết
- Marterial: Nguyên vật liệu đầu vào cần có, Tiêu chuẩn lựa chọn
- Method: Phương pháp nào được sử dụng để làm việc
Bước 3: Bố trí nhân lực thực hiện từng công việc cụ thể
Sau khi đã có các nội dung cần triển khai, Nhà quản lý cần xác định cụ thể cá nhân hoặc từng bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện từng bước. Phân bổ đúng người, mỗi công việc cần có bản mô tả công việc cho từng vị trí.
Trong trường hợp có nhiều người cùng tham gia với vai trò, mức độ khác nhau cần xác định rõ người chịu trách nhiệm chính, người hỗ trợ, …
Bước 4: Kiểm soát công việc, đánh giá, thúc đẩy hiệu quả công việc
Việc theo dõi, đánh giá và thúc đẩy hiệu suất công việc dựa trên chỉ tiêu về KPI giúp CEO quản lý được sát sao tiến độ và chất lượng của công việc đối với từng cá nhân. Nhân viên từ đó có thể chủ động trong công việc, nâng cao tính sang tạo và trách nhiệm trong công việc.
CEO cần gắn kết quả làm việc với những đại ngộ của người lao động (Trả lương 3P) để tạo động lực thúc đẩy năng suất làm việc, năng suất càng cao mức đãi ngộ càng hấp dẫn.
Bước 5: Hoàn thiện quy trình, các định nghĩa và tài liệu kèm theo
Quy trình làm việc sẽ được áp dụng cho nhiều đối tượng, từ các nhân viên cũ và nhân viên mới về sau, vì vậy cần có các tài liệu hướng dẫn, định nghĩa rõ ràng để hạn chế việc phải đào tạo lại, và giúp tiết kiệm thời gian.
Bước 6: Liên tục đổi mới, cải tiến và hoàn thiện quy trình làm việc
Quy trình làm việc luôn cần được đổi mới để phù hợp với từng giai đoạn. Vì vậy, bằng việc đồng hành và lắng nghe các ý kiến phản hồi từ những người trực tiếp thực hiện công việc, CEO cân nhắc xem xét, thay đổi và cải tiến quy trình làm việc để phù hợp với từng giai đoạn. Tuyệt đối không bảo thủ, cố chấp giữ lại những điểm bất hợp lý, dẫn đến giảm hiệu quả công việc.
Các nhân viên nên được khuyến khích tham gia quá trình xây dựng và hoàn thiện quy trình làm việc.
Tác giả: Karius
